Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Je laat ermee zien wat je hebt geleverd, aan wie en hoeveel btw daarbij hoort. Ook bepaalt een inkoopfactuur mede of je de betaalde btw mag terugvragen.
Fouten kunnen daardoor vervelende gevolgen hebben: van vertraging bij de betaling tot discussie met de Belastingdienst. Gelukkig voorkom je veel problemen met een paar vaste controles.
Wanneer moet je een factuur sturen?
Als je goederen of diensten levert aan een andere ondernemer, moet je meestal een factuur uitreiken. Dat geldt ook bij leveringen aan een rechtspersoon die geen ondernemer is, zoals bepaalde verenigingen of stichtingen.
Ook bij vooruitbetalingen en sommige verkopen aan particulieren in andere EU-landen kan een factuur verplicht zijn. Voor btw-vrijgestelde prestaties hoef je meestal geen factuur te sturen, maar er zijn uitzonderingen.
Wat moet er op een factuur staan?
- Op een gewone btw-factuur vermeld je in ieder geval: De factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
De volledige naam en het adres van jouw bedrijf en je klant. Gebruik niet alleen een postbusnummer.
Jouw btw-identificatienummer.
Wat je hebt geleverd. Omschrijf de goederen of diensten duidelijk en vermeld de hoeveelheid of omvang.
De leverdatum of de datum waarop je de dienst hebt uitgevoerd.
Het bedrag exclusief btw, met eventuele kortingen.
Het btw-tarief en het btw-bedrag. Gebruik je verschillende tarieven? Splits de bedragen dan uit.
Een omschrijving als ‘werkzaamheden’ zegt weinig. ‘Schilderwerk kantoor, uitgevoerd in mei’ maakt veel duidelijker waarvoor je factureert.
Vermeld daarnaast je KvK-nummer als dat voor jouw onderneming verplicht is. Je IBAN helpt je klant om te betalen, maar is geen btw-factuurvereiste.
Soms zijn extra gegevens nodig
In bijzondere situaties gelden aanvullende regels. Bijvoorbeeld:
Btw verlegd: zet ‘btw verlegd’ en het btw-identificatienummer van je klant op de factuur.
Goederen leveren aan een ondernemer in een ander EU-land: ook het btw-identificatienummer van de klant is van belang.
Je klant maakt de factuur namens jou: vermeld ‘factuur uitgereikt door afnemer’. Dit heet selfbilling. Jij blijft als leverancier verantwoordelijk voor de juistheid.
Je gebruikt de margeregeling of reisbureauregeling: daarvoor zijn speciale vermeldingen nodig.
Let ook op bij een fiscale eenheid voor de btw. Over prestaties tussen onderdelen van dezelfde fiscale eenheid wordt geen btw berekend. Bij verkopen aan klanten buiten die fiscale eenheid gelden de gebruikelijke btw-regels.
Voor kleine bedragen kan het eenvoudiger
Bij een factuur van maximaal € 100 inclusief btw mag je vaak een vereenvoudigde factuur gebruiken. Daarop staan minder gegevens, maar wel de factuurdatum, de gegevens van de leverancier, wat er is geleverd en het btw-bedrag of de informatie waarmee je dat kunt berekenen.
Deze mogelijkheid geldt niet in alle situaties, bijvoorbeeld bij bepaalde grensoverschrijdende transacties.
Controleer ook de facturen die je ontvangt
Niet alleen je eigen facturen moeten kloppen. Wil je btw op zakelijke inkopen terugvragen? Controleer dan ook de facturen van je leveranciers.
Kijk vooral of:
de factuur aan de juiste onderneming is gericht;
duidelijk is wat je hebt gekocht en wanneer;
de bedragen en btw-gegevens kloppen;
de gegevens van de leverancier volledig zijn.
Een kleine fout betekent niet automatisch dat je de btw niet mag aftrekken. Soms blijkt de ontbrekende informatie uit aanvullende documenten. Bewaar daarom ook relevante overeenkomsten, opdrachtbevestigingen en andere bewijsstukken.
Staat er een fout op de factuur? Vraag je leverancier om een gecorrigeerde factuur. Daarmee voorkom je onnodige discussie.
Wat kan er misgaan bij een onjuiste factuur?
Een onjuiste factuur kan leiden tot vragen van de Belastingdienst, problemen met de btw-aftrek of een boete. De gevolgen hangen af van de fout en de omstandigheden. Bij bewuste vervalsing kunnen de gevolgen ernstiger zijn.
Ook kan je klant om een correctie vragen, waardoor je betaling vertraging oploopt.
Bewaar je facturen goed
Voor inkoop- en verkoopfacturen geldt doorgaans een bewaartermijn van zeven jaar. In sommige situaties geldt een langere termijn.
Zorg dat je facturen leesbaar blijven en makkelijk terug te vinden zijn. Bewaar eventuele correcties en aanvullende documenten bij de oorspronkelijke factuur.
Maak van controleren een vaste gewoonte
Gebruik een factuursjabloon met de juiste gegevens en controleer iedere ontvangen factuur voordat je de btw terugvraagt. Besteed extra aandacht aan buitenlandse transacties en bijzondere btw-regelingen.
Een korte controle kan je later veel uitzoekwerk besparen.